Как к кому следует обращаться

В каждой фирме существует свой собственный "табель о рангах". Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.

Если вы входите в число ответственных сотрудников, к которым обращаются по фамилии, но сами, беседуя с боссом с глазу на глаз, зовете его "Чарли", в присутствии других служащих вам следует его называть "мистер Джеппесон".

Когда вы занимаете более скромную должность, вам лучше повременить, пока коллега, представленный вам как "мистер Финн", не попросит вас: "Называйте меня, пожалуйста, просто Стив".

Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже свою секретаршу, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть "моя девочка". Если вам нужно представить секретаршу или своего помощника, следует сказать: "Джин Веррилли - моя секретарша" или: "Тони Эндрес - мой помощник".

Просьбы о помощи

Независимо от того, много находится у вас в подчинении людей или никого, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти "другие" могут быть вашими подчиненными или просто сослуживцами. Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией "спасибо" и "пожалуйста".

Эмерсон, Ралф Уолдо (1803-1882) - американский философ и писатель. (Прим. перев.)

Указания руководителя

Часть дня каждый ответственный сотрудник всегда работает вместе с секретаршей: с ее помощью он разбирает почту, диктует ей письма, обсуждает порядок проведения назначенных встреч и т.п. В рутине повседневности легко забываются самые приятные стороны человеческого общения, которые призваны сделать такие встречи более радостными, но, несмотря на это, совершенно недопустимо кричать: "Сьюзен! Пойдите сюда!" или заниматься выполнением обязанностей без тени улыбки, с мрачным выражением лица. Если же вы обратитесь к секретарше, скажем, так: "Сьюзен, когда вы закончите составлять это письмо, будьте добры, зайдите ко мне в кабинет, я должен вам кое-что продиктовать", - в этом обращении прозвучит не только признание того факта, что в данный момент Сьюзен занята делом одновременно вы превратите свой приказ в просьбу.

Когда на совещании руководителей проектов вы скажете: "Джим, проект Крауса требует некоторой доработки. Вы не могли бы в ближайшие пару дней включить его в свой рабочий график?", тем самым вы признаете важность рабочего графика Джима, а также - как и в предыдущем примере - обратитесь к нему с просьбой, а не отдадите жесткий приказ.

Заостряя внимание на слове "вы", а не на слове "я", руководитель тем самым как бы дает понять и Сьюзен, и Джиму, и остальным своим сотрудникам, что каждый из них причастен к общему делу, которому все они служат. Если же вы скажете: "Я хочу, чтобы вы пришли..." или: "Мне надо, чтобы вы доработали проект Крауса", сам тон вашей просьбы будет совсем иным.

Отношения с коллегами

В некоторых случаях обратиться к сослуживцам с просьбой о помощи бывает непросто. Никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом углу болтают о том, что горят на работе, а на самом деле не могут довести до конца ни одно задание и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Вместе с тем, каждый будет считать своим долгом протянуть руку помощи тому, кто всегда охотно делится опытом и знаниями с другими.

Если вам известно, что один из сотрудников в обеденный перерыв остается в кабинете, потому что ему нужно срочно считать текст документа для ожидающего клиента, и вы добровольно вызоветесь помочь своему коллеге, можете быть уверены в том, что когда вы сами будете "зашиваться" с работой, он охотно придет к вам на помощь. Я не случайно подчеркнула слово "добровольно", поскольку ваша работа не будет вам зачтена и оплачена как сверхурочные. Это - помощь равному с вами по положению сослуживцу, который в данный момент очень в ней нуждается.

В том случае, если ваше предложение будет принято, не нужно, тем не менее, "завязывать узелок" на память в ожидании подходящего случая "поквитаться" с тем, кому вы сделали одолжение, или рассказывать всем и каждому о том, как бескорыстно вы оказали услугу. Просто можете рассчитывать на помощь этого человека тогда, когда сами окажетесь в трудном положении, и работы у вас будет выше головы.

Какой бы пост вы ни занимали, обязательно поблагодарите того, кто вам помог в трудную минуту, даже в том случае, если оказанная услуга была весьма незначительна.

ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ НА РАБОТЕ

К вам в кабинет часто приходят самые разные посетители: торговые агенты, представители других фирм, ваш секретарь, пришедшие на собеседование люди, которые могут стать вашими будущими сотрудниками, коллеги, занимающие аналогичное вашему или отличающееся от него положение, клиенты и потенциальные заказчики, а также просто незнакомые люди со своими просьбами, жалобами или предложениями.

Посетители, пришедшие раньше назначенного срока

Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили им встречу, скажите секретарше, чтобы она любезно их приняла, помогла повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Когда вы вынуждены заставлять посетителей ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить вас об их прибытии, а вам - сделать все возможное, чтобы как можно скорее завершить то дело, которое вас задерживает. Я знакома с одним ответственным сотрудником, который лично выходит к посетителю, вынужденному ожидать приема, извиняется перед ним и говорит, когда он освободится, чтобы принять того, кому была назначена встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие журналы и угощает его чашечкой чая или кофе.